Jak vytvořit pomocí retrospektivy tým plný superhrdinů

Retrospektiva na dvě oblasti a tři kategorie

V rámci každé naší retrospektivy je pro nás důležité nejen diskutovat problémy a identifikovat věcí, které nám v týmu ještě tak úplně nešlapou, ale zamýšlíme se i nad tím, co v našem týmu děláme dobře a co se nám již podařilo. Zároveň dáváme každému prostor poděkovat někomu konkrétnímu za cokoliv, co pro tým či pro něj samotného konkrétně udělal/a.

V základu tedy máme naši retrospektivu zaměřenou na dvě oblasti:

☀️ Co se nám povedlo?

🌧️ Co by šlo lépe? 

‍

Aby se nám lépe pracovalo s našimi lístečky, tak je třídíme ještě do tří kategorií:

• 👨‍👩‍👦 [Tým] - jak se nám tu spolu v týmu žije a jak nám to ladí
• 🔧 [Workflow] - jak pracujeme, jak fungují naše procesy, technologie
• 🚢 [Projekty] - na čem pracujeme, které projekty se povedly nebo nepovedly

Opakování, matka moudrosti

Před započetím retrospektivy ještě připomínáme pravidla a samotný průběh. Zároveň je třeba všechny „pošťouchnout”, aby si na přípravu našli dostatek času. K tomu nám skvěle pomáhá Slack, jenž používáme (a jeho neomezenou sadu smajlíků).

Jak jsme dělali retrospektivu a proč jsme to chtěli změnit

Při samotné retrospektivě se nám osvědčil následující postup:

• Nejprve si představíme v týmu všechny lístečky. Všichni se mohou na cokoliv doptat, aby lépe pochopili, co se autor lístečku snaží říct. Pokud se témata opakují, dáme lístečky k sobě a pomocí metody Dot Vote je odprioritizujeme.
• Procházíme jednotlivá témata podle priorit a domlouváme se, jaké akční kroky podnikneme pro jejich vyřešení a kdo si tento úkol vezme na starost.
• Závěrem shrneme, na čem jsme se domluvili a všechno zdokumentujeme, abychom se k tomu mohli příště vrátit. 

Zjistili jsme, že dělat tříhodinovou retrospektivu ve skupině dvaceti lidí není efektivní. Retrospektiva se nám vlekla a bylo těžké udržet pozornost. Chtěli jsme se zároveň zamyslet nad problémy z jiného úhlu a získat tak nový pohled na věc.

Změna přichází

Stěžejní pro nás bylo definovat si cíl naší retrospektivy, kterým bylo „Zhodnotit si uplynulé fungování týmu Mobile a podívat se do budoucnosti” aneb

• jak jsme dosud fungovali, co nám to přineslo, co jsme se naučili, jaká to mělo úskalí
• za co se můžeme/chceme pochválit / co už nechceme opakovat
• na co ze současných chyb si musíme dát pozor, abychom je neopakovali v budoucnu

Přidali jsme si také základní principy, na kterých jsme chtěli retrospektivu postavit

• inovace - chceme se zkusit zamyslet nad věcmi z jiného úhlu pohledu než jsme byli dosud zvyklí
• interaktivita - retrospektiva by nás měla bavit, abychom dobře udrželi pozornost po celou dobu
• “každý do hry” - chceme vtáhnout do diskuse každého, aby nikdo "neseděl v koutě" a všichni dostali dostatečný prostor vyjádřit svůj názor‍
• maximální konkrétnost - chceme si otevřeně pojmenovávat věci pravými jmény

Tématické zarámování: Superheroes

Aby nás retrospektiva bavila, dali jsme jí tématické zarámování: Superheroes. Chceme totiž přinášet nové inovativní nápady do firmy a zároveň víme, že každý správný superhrdina musí být i pokorný a znát nejen svoje superschopnosti, ale i slabiny.

‍

A právě na pět základních věcí, které charakterizují každého superhrdinu jsme se chtěli zaměřit i v rámci naší retrospektivy.

💖 Our values

• Jaké hodnoty jsou pro nás důležité
• Za čím si stojíme
• Co očekáváme od ostatních v týmu

💪 Superpowers

• V jakých oblastech jsme jako tým silní
• Co děláme jako tým dobře
• Jaké specifické dovednosti, vlastnosti nebo znalosti v týmu máme a jak je můžeme využít

‍🤕 Weaknesses

• Kde bychom mohli být zranitelní jako tým
• Jaké vnímáme u sebe slabé stránky a jak mi s nimi můžou ostatní členové týmu pomoct
• Co nám v týmu ještě tak úplně nešlape z pohledu procesů, technologií atd.

❗Evil Enemies

• Jaké jsou největší hrozby či rizika, které by mohly negativně ovlivnit fungování našeho týmu

⚒️ Sidekicks and gadgets

• Co/ koho potřebujeme k tomu, abychom mohli dělat naší práci jak nejlépe umíme
• Bez koho bychom se neobešli, proč a za jakou konkrétní věc bychom mu rádi poděkovali

A abychom dostáli principu “každý do hry” rozdělili jsme se do týmů po 5 až 6 lidech, kde jsme jednotlivé charakteristiky procházeli detailně, a výstupy si pak následně nasdíleli mezi sebou. Názvy týmů byly pojmenovány jak jinak než podle superhrdinů. 

Závěrem

Na retrospektivu jsme si vyhradili 4 hodiny rozdělené do čtyř 60minutových bloků. Diskuse v týmech vždy probíhala 25 minut, dalších 25 minut jsme si vyhradili na společné sdílení výstupů a nakonec byla 10minutová pauza. Takto se pokračovalo celý čas. Podařilo se nám zapojit nejen členy týmu, kteří byli fyzicky na místě, ale i ty, kteří se připojovali vzdáleně. 

Nakonec se nám změna postupu osvědčila, ale i tak stále evidujeme nejen plusy, ale i minusy, které musíme postupně vyladit.

‍

Plusy

Kvůli zpětné vazbě jsme účastníkům zaslali dotazník, ze kterého se nám potvrdilo, že rozdělení do skupin a timeboxing jednotlivých sekcí byla velmi dobrá volba pro velkou skupinu lidí. Podařilo se nám plnohodnotně zapojit všechny účastníky.

‍

Minusy

Časový fond při retrospektivě, která se koná jednou za půl roku, je stále nedostatečný a příště bychom si měli vyhradit delší časový slot. Měli bychom namísto identifikace klíčových témat, ke kterým se budou akční kroky definovat následně po retrospektivě věnovat více prostoru jejich definování už v samotném průběhu.