Jak zlepšit spolupráci v týmu jedním workshopem

Krok 1: Vysvětlete, co je to mentální model

Co je to mentální model? Teorie mentálních modelů je založená na výzkumu v oborech kognitivní vědy, sociální psychologie a antropologie. Podle této teorie lidé vnímají realitu (externí vjemy) prostřednictvím interních kognitivních “mentálních modelů” (víc si o tom můžete přečíst třeba tady). Když tohle ale řeknete na začátku workshopu, nebude to stačit pro pochopení toho, co jsou to mentální modely.

Nechte je to zažít

Když lidem v týmu jen vysvětlíte, co je to mentální model, nebude to mít takový efekt, jako když je to necháte zažít. Výborně pro ten účel slouží cvičení “Draw How to Make a Toast” (drawtoast.com).

Aktivita začíná jednoduše - požádejte každého, ať nakreslí, jak se dělá topinka. Dejte jim na to tak 3 minutky, víc není potřeba. Potom nechte všechny najednou ukázat, co nakreslili a dejte jim prostor k diskusi, v čem se modely liší.

‍

Týmu následně vlastními slovy vysvětlete, co jsou to mentální modely. Doporučuju pak pro doplnění informací pustit osmiminutové video, TED Talk od Toma Wujece, kde popisuje:

1. co jsou to mentální modely
2. jaký průběh má cvičení “Draw how to make a toast”
3. nebo jak se model začne měnit, když začnou lidé ze svých individuálních modelů skládat jeden společný

Zkušenost z workshopu: Měl jsem dilema - jak přeložit do češtiny “toast”, abych situaci ještě víc nezkomplikoval. Nakonec jsem účastníky poprosil, aby nakreslili, jak se dělá topinka. Očekával jsem menší zmatení, než když by kreslili, jak se dělá toast (toust?). Což se podle mě podařilo, dva plátky chleba zapékal jen jeden účastník. 🙂

Krok 2: Zmapujte individuální mentální modely

Proč bychom vlastně měli chtít mapovat týmový proces?

• Každý v týmu má v hlavě představu, z jakých kroků se skládá úspěšná spolupráce. Málokdo si ale uvědomuje, že jeho představa je odlišná od těch, které mají kolegové.
• Spolupráce v týmu zároveň funguje tím lépe, čím více se mentální model blíží skutečnosti a čím podobnější jsou jednotlivé mentální modely jednotlivých členů týmu navzájem (o tom si můžete přečíst tady).

V druhém kroku budete mapovat mentální modely týmového procesu jednotlivých členů týmu, abychom z nich pak mohli složit jeden společný. Požádejte proto každého, aby popsal na lepící lístečky, z jakých procesů se podle něj skládá práce vašeho týmu. Doporučuju v tomhle kroku zdůraznit, že nikoho nechcete zkoušet z toho, jak dobře proces zná. Na tuhle část by vám mělo stačit 15 minut.

Krok 3: Vytvořte společný mentální model

Z předchozího kroku má před sebou každý člen týmu hromadu lístečků - kroků, ze kterých se skládá týmový proces. Požádejte tým, aby z jednotlivých lístečků složil jeden společný model. Tahle část je složitější a bude chvilku trvat, než se tým dohodne, jakým způsobem postupovat. Doporučuju nechat to na nich.

‍

Na složení společného modelu budete potřebovat alespoň 30 minut. Výsledek nemusí být dokonalý, ale zároveň by měl být dostatečně jednoduchý a bez zbytečných duplicit. Následně můžete model zdigitalizovat, jako jsme to udělali my v Miru. Ulehčí vám to další práci s modelem, pro kterou už se nemusíte potkávat osobně.

Krok 4: Přiřaďte k jednotlivým krokům role

‍

Jak s modelem pracovat dál? My jsme se k modelu po 2 týdnech vrátili, abychom k jednotlivým procesům doplnili role, které jsou za ně zodpovědné. Chtěli jsme si tak hlavně vyjasnit začátek našeho týmového procesu, kdy hodně spolupracuje produkťák, analytička a designérka.

Závěr

Společný mentální model nemá sloužit jako přesný předpis toho, jak by měl tým fungovat. Měl by ale pomoct vzájemnému porozumění a odstranění míst, kde to v týmu drhne. Model taky může sloužit jako vize úspěšné spolupráce, ke které chce tým směřovat.

‍

Součástí každého agilního procesu je jeho nekonečné zlepšování. Společně s ním se tak bude vyvíjet i mentální model. Ten může být ovlivněn např. i příchodem nového člena do týmu. Nebojte se proto váš proces po nějaké době zmapovat znovu.

‍

‍

Společně s kolegy z Direct pojišťovny jsme se u tohohle workshopu pěkně zapotili, ale zároveň dobře zasmáli a měli možnost se zase trochu víc poznat. Když budete chtít váš tým víc propojit, zkuste si nakreslit topinku. Nebo rovnou zmapujte celý týmový proces.